A importância de uma agenda no dia a dia

A importância de uma agenda no dia a dia

Com o passar dos últimos anos venho percebendo o quão importante é planejar o próximo ano, o próximo mês, a semana e até mesmo o dia de amanhã. Adiante falarei um pouco mais a respeito do engajamento e da importância que o subconsciente dá quando escrevemos nosso planejamento ou nossa programação do dia seguinte no papel, falarei também sobre o choque de realidade que é utilizar papel e caneta nos dias atuais e, por fim, algumas dicas de como lidar com imprevistos durante o dia e, claro, como organizar sua vida e parar de reclamar da falta de tempo para alguma atividade.

Já falei um pouco sobre esse tema nessa publicação especial de começo do ano, onde eu aplico boa parte dos conceitos que serão abordados neste post. Caso queira saber um pouco mais a respeito desses tópicos, deixe seu endereço de e-mail abaixo para receber alguns conteúdos relevantes.

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Gestão do tempo

Para todos nós o dia tem 24 horas, independentemente da sua classe social, da sua cidade e de seus bens, o dia tem a mesma duração para todo mundo. Falar isso pode parecer besteira, no entanto, atire a primeira pedra quem nunca reclamou da falta de tempo ou quem nunca quis que o dia tivesse 30 horas, não é verdade? Realizar todas as tarefas programadas para o dia, ter tempo para ficar com a família e ainda ter uma boa noite de sono é o cenário mais desejado para a maioria da população, mas é a realidade de uma pequena minoria.

Se você quisesse uma indicação de um livro para começar a entender a gestão do seu tempo, eu indicaria, sem sombra de dúvidas, o livro do Christian Barbosa, A Tríade do Tempo. Nesse livro o autor explica alguns conceitos extremamente úteis e atualizados para o nosso dia a dia, na qual serão de grande avalia para que você possa se tornar mais produtivo e aproveitar melhor cada uma das 24 horas disponíveis do dia.

Basicamente falando, o livro nos indica a separar todas as nossas atividades diárias em três grupos: Urgente, Importante e Circunstancial. As tarefas que estiverem enquadradas no grupo da urgência, deverão ser executadas imediatamente com alto grau de prioridade, já as tarefas importantes são relevantes para serem concluídas mas podem esperar até que as urgências sejam resolvidas, por fim, as tarefas circunstanciais devem ser evitadas a todo custo.

Por exemplo, pela manhã você precisa contatar um cliente por algum motivo de extrema urgência, mas prefere ficar 10 minutinhos olhando seu facebook. Esses 10 minutinhos se tornarão 30 minutos em um piscar de olhos, imagine 30 minutos de atividades circunstanciais a cada tarefa que você precisa executar, depois de um dia de trabalho você perceberá que faltaram 3 horas do seu dia para concluir tudo que precisava, então resolve fazer algumas horas extras, chegando em casa tarde e cansado. Concluindo, você não aproveitará nada do seu dia com a família e no outro dia o ciclo se repetirá.

O ideal é que você tenha um maior número de tarefas “Importantes“, poucas tarefas “Urgentes” e nenhuma tarefa “Circunstancial“. É justamente isso que a gestão do tempo vai te ensinar, e o melhor é que ela pode ser executada por qualquer pessoa, independentemente da sua idade, classe social e região onde mora.

O poder do papel e da caneta na era digital

Encontrei um método extremamente eficaz e que me ajuda com os conceitos abordados anteriormente. Um método extremamente simples, de fácil acesso e baixo custo, estou falando do papel e da caneta.

Comecei descobrindo esse método fantástico quando, há alguns anos, escrevi pela primeira vez algumas metas e sonhos em um caderno e passei a ler essas anotações semanalmente. Percebi que me sentia motivado em concluir essas metas, mesmo que simples em um primeiro momento, e extremamente satisfeito quando as marcava como concluídas. Pode parecer bobagem, mas a importância que o meu subconsciente deu àquelas tarefas foi incrível, algo que nunca havia acontecido quando eu fazia essas anotações no computador e simplesmente as esquecia.

Procurei entender melhor como isso funciona no nosso cérebro e li algumas matérias que diziam que quando escrevemos algo no papel criamos uma certa relação com aquilo que foi escrito, o mesmo se aplica quando estudamos. Se escrevemos ao mesmo tempo que lemos, estamos reforçando esse conteúdo para o nosso cérebro, ou seja, de certa forma estamos absorvendo aquela informação de uma maneira mais eficaz.

A importância da agenda no seu planejamento

Ao descobrir a importância do papel e da caneta para tornar minhas metas claras, passei a controlar e programar essas metas através de uma agenda. Nessa agenda eu programo absolutamente tudo que será executado durante o ano, durante o mês, durante a semana e as urgências que aparecem durante o dia. O segredo é não parar enquanto todas essas tarefas não forem concluídas, para que ao final do dia você possa avaliar o seu nível de produtividade, comparar sempre com o dia anterior e saber avaliar o que funciona e o que não funciona para você.

Todo final de mês estabeleço metas, micro e macro, que serão executadas no mês seguinte e as distribuo no decorrer das semanas que seguem. Importante reforçar que todas essas metas mensais são pré estabelecidas de acordo com aquilo que planejei para o ano, dessa forma, concluir cada meta se torna mais didático do que simplesmente jogá-las ao universo e torcer para que elas aconteçam. Lembre-se sempre de que um sonho sem um planejamento é apenas um sonho, mas um sonho com planejamento é uma meta!

Executando dessa forma teremos uma visão periférica de cada semana e será mais fácil programar outras tarefas menores que irão surgir no meio do caminho sem que isso afete seu planejamento.

Além disso, utilizando uma agenda física você conseguirá controlar todas as pequenas tarefas e evitar, ou diminuir, o esquecimento de algumas coisas que ao final do dia podem passar despercebidas, logo, complicando o planejamento do dia seguinte. Por exemplo, se surge alguma tarefa para determinado momento do dia na qual você não possa fazer naquele momento, anote na sua agenda, pois mesmo que você demore a fazer, ela será executada em outro momento e assim você evitará problemas maiores.

A importância da agenda no seu dia a dia

Como lidar com imprevistos

É importante ter em mente de que imprevistos acontecem e algumas coisas fogem do nosso controle, no entanto, podemos tratar de duas formas diferentes, trabalhar para corrigir ou reclamar. Recomendo a leitura sobre o que é o mindset, para você entender melhor esse conceito.

A realidade é que somos seres humanos e existirão alguns dias em que as coisas parecem não dar certo. O ideal é que esses dias sejam raros em sua vida, caso eles estejam ocorrendo com frequência, alguma coisa na sua vida precisa ser alterada ou até mesmo repensada. Quando um dia improdutivo bate à sua porta, tudo parece estar errado, a agenda parece não fazer sentido e a vontade de jogar tudo pro alto é enorme, sim, isso é normal! Sinceramente, não acredito que todos os dias sejam perfeitos como muitos “Youtubers” ou “Empreendedores Digitais” fomentam por aí, sei sim que em algum momento todo mundo pensa em desistir, no entanto, isso é passageiro, eu garanto!

Certa vez li em algum outro blog que não devemos levar em consideração a nossa opinião quando estamos em um dia conturbado ou improdutivo, simplesmente devemos ignorar todos esses sentimentos e voltar com força total no dia seguinte. Em dias como esse, procuro fazer um pouco mais de atividade física, respirar com calma, meditar, enfim, o que puder para controlar a mente, sentir-se calmo e manter-se focado nos meus maiores sonhos.

Aqui entra um ponto muito interessante, quando utilizamos uma agenda e somos regrados à ela, mesmo que um dia conturbado ocorra, basta você remanejar o que estava previsto e comunicar a todos os envolvidos para evitar problemas maiores, afinal de contas, é conversando que resolvemos alguns dos nossos problemas. Manter a agenda atualizada evita, inclusive, atrasos demasiados em determinadas tarefas até que se tornem urgentes e precisem ser executadas de imediato.

Basicamente esse é o método de organização diário, semanal, mensal e anual que utilizo, comente abaixo o que você faz para organizar sua vida conciliando objetivos, metas e compromissos diários e, claro, compartilhe esse conteúdo com seus amigos caso julgue relevante.

Um detalhe importante, iniciamos na semana passada a divulgação da nossa página do Facebook.
Gostaria de convidá-los para curtir, na qual serão informados sobre novas publicações e ter um contato próximo de todos os autores deste blog, será um prazer bater um papo com vocês!

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Obrigado e forte abraço!